Archives et élections municipales

Les communes sont l’un des principaux producteurs d’archives, par leur nombre – 289 pour l’Aveyron !- et par l’importance des documents qu’elles gèrent. L’état civil, les permis de construire, les délibérations communales ou encore le cadastre sont ainsi des documents indispensables aux citoyens dans leur vie quotidienne.

A l’occasion des élections municipales et communautaires, chaque commune doit procéder à la rédaction d'un récolement de ses archives, afin de s’assurer de cette bonne gestion. Ce récolement est annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives signé par le maire sortant et le maire entrant. Par analogie, la même procédure est réalisée dans les structures intercommunales par les présidents sortant et entrant pour les EPCI.

> Le récolement communal, qu’est-ce que c’est ?

Concrètement, le récolement consiste en une description sommaire des locaux et des archives conservées par la commune ou l’intercommunalité, et un procès-verbal contradictoire. Ces pièces servent à formaliser la passation de responsabilité du maire ou du président sortant au nouveau maire ou président.

Il est obligatoire lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité.

Le récolement communal permet de s’assurer que les documents d’archives sont conservés dans de bonnes conditions, et qu’aucun document dont la conservation est obligatoire (registres de délibérations, permis de construire…) n’a disparu depuis les élections précédentes. Il s’agit donc d’un état des lieux complet, renouvelé tous les 6 ans. Il est réalisé en trois exemplaires, destinés au maire ou président sortant, aux archives de la commune concernée, et aux Archives départementales.

> Comment procéder au récolement communal de votre commune ou de votre intercommunalité ?

À partir de cette année, les collectivités peuvent choisir entre une transmission dématérialisée du récolement des archives (via Démarche numérique, anciennement Démarches simplifiées) et une transmission au format papier.

- pour les communes : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/archives_recolement-commune-election-2026

- pour les EPCI : https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/archives_recolement-epci-election-2026

Afin de vous aider, vous trouverez sur le site internet des Archives départementales les réponses aux questions les plus fréquentes ainsi qu’une présentation détaillée du questionnaire et de la manière de le renseigner.

Pour toute question ou renseignement complémentaire, vous pouvez écrire à l’adresse archives@aveyron.fr.

> Le rôle des Archives départementales

Le directeur de chaque service départemental d'archives est responsable de la campagne de collecte des récolements et des procès-verbaux de prise en charge des archives communales et intercommunales de son ressort, sous l'autorité du préfet de département.

Pour les Archives départementales, le récolement permet une vue d’ensemble des archives des communes et EPCI. Il permet de déterminer les besoins de conseils et les visites prioritaires. Ces informations sont donc le préalable à la politique de suivi des archives communales et intercommunautaires. L’accompagnement des communes et EPCI dans la bonne gestion de leurs archives fait partie des missions des Archives départementales (https://archives.aveyron.fr/n/communes-et-structures-intercommunales/n:29).